RACI-Matrix: Wer ist wofür verantwortlich?

Eine RACI-Matrix klärt eine Frage, die in fast jedem Projekt irgendwann laut wird: Wer ist hier eigentlich zuständig? Meistens wird sie leider erst gestellt, wenn etwas schiefgegangen ist. Dann zeigen alle freundlich aufeinander, und das Projekt steht da wie ein Paket, das niemand unterschrieben hat.

Die RACI-Matrix ist dafür das einfachste Werkzeug, das ich kenne: eine Tabelle, vier Buchstaben, fertig. In diesem Artikel bekommst du die Erklärung auf Deutsch, ein Beispiel, eine Anleitung zum Erstellen, eine Vorlage zum Abschreiben – und einen ehrlichen Blick darauf, wann du statt RACI lieber Delegation Poker (Anleitung) spielst. Wenn du tiefer ins Thema Delegieren einsteigen willst, findest du dort das große Bild.

Was ist eine RACI-Matrix?

Eine RACI-Matrix ist eine Verantwortungsmatrix. In den Zeilen stehen Aufgaben, Arbeitspakete oder Entscheidungen. In den Spalten stehen Rollen oder Personen. In jede Zelle kommt ein Buchstabe: R, A, C oder I. Oder gar nichts.

Das Ergebnis ist eine Landkarte der Zuständigkeiten. Wer neu ins Projekt kommt, sieht sofort, wen er wofür fragen muss. Wer schon lange dabei ist, merkt plötzlich, dass er bei zwölf Themen als „Consulted“ eingetragen ist und sich nicht wundern muss, warum sein Kalender aussieht wie ein Tetris-Spiel kurz vor dem Game over.

Die RACI-Matrix kommt aus dem Projektmanagement, wird aber längst überall genutzt: in Linienteams, bei Prozessbeschreibungen, in Change-Vorhaben oder bei der Frage, wer im Team eigentlich das Onboarding neuer Kolleg*innen verantwortet.

R, A, C, I: die vier Rollen

Die Definition der RACI-Matrix steckt in ihren vier Buchstaben. Hier die Erklärung auf Deutsch:

Buchstabe	Englisch	Auf Deutsch	Faustregel
R	Responsible	Durchführung	macht die Arbeit
A	Accountable	Verantwortung	steht dafür gerade
C	Consulted	Beratung	wird vorher gefragt
I	Informed	Information	erfährt es hinterher

R – Responsible

Die Person oder die Personen, die die Aufgabe tatsächlich erledigen. Sie schreiben das Konzept, bauen das Tool, organisieren den Workshop. Pro Aufgabe sollte es mindestens ein R geben – sonst ist es keine Aufgabe, sondern ein frommer Wunsch.

A – Accountable

Die Person, die am Ende dafür geradesteht. Sie nimmt das Ergebnis ab, gibt frei und entscheidet, wenn es hakt. Pro Aufgabe gibt es genau ein A. Nicht null, nicht zwei. Zwei A in einer Zeile sind wie zwei Kapitäne auf einem Ruderboot: Am Ende rudert keiner, und beide schreien.

C – Consulted

Menschen, deren Wissen oder Meinung vorher gebraucht wird. Mit ihnen gibt es echten Austausch in beide Richtungen. Sie entscheiden nicht, aber sie werden gehört, bevor entschieden wird.

I – Informed

Menschen, die über Ergebnisse oder Entscheidungen informiert werden müssen. Einbahnstraße: Sie bekommen die Info, müssen aber nichts beitragen. Das ist keine Rolle zweiter Klasse, sondern oft eine Erlösung. Nicht jede Person muss bei allem mitreden.

Responsible oder Accountable? Der Unterschied

Das ist die Frage, über die in Workshops am längsten diskutiert wird. Dabei ist der Unterschied eigentlich klar: Responsible macht, Accountable verantwortet.

Ein Bild, das bei uns oft hilft: Bei einem Umzug sind die Freundinnen, die Kisten schleppen, Responsible. Accountable ist die Person, deren Name auf dem Mietvertrag steht. Wenn das Sofa nicht durchs Treppenhaus passt, ruft die Hausverwaltung nicht die Freundinnen an.

Drei Regeln, die Klarheit schaffen:

• Genau ein A pro Zeile. Geteilte Verantwortung fühlt sich gut an, endet aber oft in „Ich dachte, du …“.
• A und R dürfen dieselbe Person sein. Bei kleinen Aufgaben ist das sogar der Normalfall. Dann schreibst du „A/R“ in die Zelle.
• A heißt nicht automatisch Chef*in. Accountable sollte die Person sein, die das Thema am besten beurteilen kann – nicht reflexartig die mit dem höchsten Titel. Sonst landet jedes A bei der Führungskraft, und die wird zum Flaschenhals.

Genau an dieser Stelle wird die RACI-Matrix übrigens zu einem Führungsthema. Wer alle A bei sich sammelt, delegiert Arbeit, aber keine Verantwortung. Das merkt das Team schneller, als man denkt.

Beispiel: RACI für ein Projekt

Ein ausgedachtes, aber typisches Beispiel: Ein Unternehmen stellt die Teamkommunikation auf ein neues Kollaborationstool um. Beteiligt sind die Projektleitung, die IT und die Teamleitungen der Fachbereiche.

Aufgabe	Projektleitung	IT	Teamleitungen
Anforderungen sammeln	A	C	R
Tool auswählen	A/R	C	C
Technisch einrichten	I	A/R	I
Regeln für die Nutzung	A	C	R
Schulung der Teams	A	R	R
Altes Tool abschalten	C	A/R	I

Was dieses RACI-Beispiel zeigt:

• Jede Zeile hat genau ein A. Bei „Technisch einrichten“ liegt es bei der IT, nicht bei der Projektleitung. Die IT weiß schlicht besser, wann der Server läuft.
• Die Teamleitungen sind bei den Nutzungsregeln Responsible. Dort entsteht die Akzeptanz, also sollen sie die Regeln auch mitschreiben.
• Keine Spalte ist voller A. Wäre das so, würde ich genauer hinschauen: Da sitzt vermutlich jemand, der alles kontrollieren will – oder muss.

RACI-Matrix erstellen in fünf Schritten

Eine RACI-Matrix erstellen dauert für ein überschaubares Projekt etwa eine Stunde. Wichtig: Macht das gemeinsam. Eine Matrix, die eine Person allein am Schreibtisch ausfüllt, ist ein Dokument. Eine Matrix, die ein Team zusammen erarbeitet, ist eine Vereinbarung.

1. Aufgaben sammeln. Schreibt alle wichtigen Aufgaben, Meilensteine oder Entscheidungen auf. Lieber zehn bis 20 sinnvolle Zeilen als 80 Mini-Aufgaben. Formuliert sie als Tätigkeit: „Budget freigeben“ statt „Budget“.
2. Rollen eintragen. Oben in die Spalten kommen die Beteiligten. Nutzt Rollen statt Namen, wo es geht („Produktverantwortung“ statt „Thomas“). Dann überlebt die Matrix auch den nächsten Jobwechsel.
3. Pro Zeile genau ein A vergeben. Fangt mit dem A an, nicht mit dem R. Die Frage lautet: Wer steht am Ende dafür gerade? Wenn ihr euch hier nicht einigen könnt, habt ihr bereits das wichtigste Ergebnis des Termins gefunden.
4. R, C und I ergänzen. Wer macht die Arbeit? Wessen Wissen braucht ihr vorher? Wer muss es nur wissen? Seid sparsam mit C. Jedes C ist eine Abstimmungsschleife.
5. Prüfen und abstimmen. Schaut auf die Zeilen: Gibt es überall genau ein A und mindestens ein R? Dann auf die Spalten: Hat jemand auffällig viele A oder R? Ist jemand nirgends eingetragen? Zum Schluss alle Betroffenen drüberschauen lassen – auch die, die nicht im Raum waren.

Unser Tipp aus der Praxis: Druckt die Matrix aus oder legt sie dort ab, wo das Team sowieso hinschaut. Und schaut sie regelmäßig wieder an, zum Beispiel im Jour fixe oder in der Retrospektive. Verantwortlichkeiten verschieben sich, und eine veraltete RACI-Matrix ist ungefähr so hilfreich wie ein Fahrplan vom letzten Jahr.

Varianten: RASCI, RACI-VS und Co.

Die klassische RACI-Matrix reicht in den meisten Fällen. Für größere oder stärker regulierte Projekte gibt es Erweiterungen:

Variante	Zusätzliche Rolle	Wofür
RASCI	S = Support	aktive Zuarbeit ohne Hauptverantwortung
RACI-VS	V = Verify, S = Sign-off	Prüfung und formale Freigabe
CAIRO	O = Out of the loop	bewusst nicht beteiligt

RASCI ist die bekannteste Variante. Support-Personen helfen der Responsible-Person, zum Beispiel mit Technik, Daten oder Kapazität. Das ist praktisch, wenn sonst die halbe Abteilung als R eingetragen wäre.

RACI-VS ergänzt eine Prüfrolle (Verify) und eine Freigaberolle (Sign-off). Das findest du vor allem dort, wo Qualitätssicherung und formale Abnahmen eine große Rolle spielen.

CAIRO finde ich charmant, weil es ausdrücklich festhält, wer nicht beteiligt ist. Das klingt banal, spart aber viele „Warum wurde ich nicht gefragt?“-Gespräche.

Meine ehrliche Empfehlung: Fangt mit vier Buchstaben an. Jede zusätzliche Rolle macht die Matrix genauer und gleichzeitig schwerer zu lesen. Wenn ihr merkt, dass euch etwas fehlt, könnt ihr immer noch erweitern.

RACI und Delegation Poker: wann was

Die RACI-Matrix beantwortet die Frage wer. Was sie nicht beantwortet: Wie viel darf diese Person eigentlich entscheiden? Accountable heißt ja nicht automatisch „entscheidet allein“. Vielleicht muss sie sich vorher mit der Führungskraft abstimmen. Vielleicht entscheidet sie und informiert nur hinterher.

Genau dafür gibt es Delegation Poker. Jurgen Appelo hat es im Rahmen von Management 3.0 entwickelt, ursprünglich mit sieben Stufen. Wir arbeiten in Teams mit einer vereinfachten Fassung mit fünf Karten. Unser Hack Delegation Poker funktioniert so:

1. Es gibt zwei Kartendecks: eins für die Person, die die Aufgabe gibt, eins für die, die sie nimmt.
2. Ihr benennt eine Aufgabe, beide wählen verdeckt eine Karte – von „Ich entscheide mit Begründung“ bis „Du entscheidest allein“.
3. Ihr deckt gleichzeitig auf und begründet Abweichungen.
4. Ihr pokert neu, bis ihr euch einig seid. Das Ergebnis kommt aufs Delegation Board.

Die Kombination ist stark: Erst klärt die RACI-Matrix, wer bei einer Aufgabe das A hat. Dann klärt Delegation Poker, mit welchem Spielraum. So weiß die Person nicht nur, dass sie verantwortlich ist, sondern auch, wie frei sie dabei ist.

Frage	RACI-Matrix	Delegation Poker
Wer ist beteiligt?	ja	nein
Wer entscheidet wie viel?	kaum	ja
Gut für	Projekte, Prozesse	Führung, Teams

Und wenn das Team gemeinsam entscheiden soll statt einer einzelnen Person, hilft unser Entscheidungshack: Erst kommen alle mit fester Redezeit zu Wort, dann zeigen alle gleichzeitig mit ein bis fünf Fingern, wie sehr sie zustimmen. Wer ein Veto einlegt, muss einen anderen Vorschlag machen.

Übrigens gilt das Prinzip „Wenn alle für alles zuständig sind, fühlt sich niemand verantwortlich“ auch im Kleinen. In Besprechungen lösen das unsere Rollen in Meetings: Host, Moderation, Timekeeping, Protokoll – vorab verteilt und rotierend. Quasi eine Mini-RACI für eine Stunde.

Vorlage zum Abschreiben

Eine RACI-Matrix Vorlage brauchst du nicht lange zu suchen. Die Struktur ist so einfach, dass du sie in wenigen Minuten selbst anlegst – auf Papier, im Whiteboard-Tool oder als Excel-Tabelle. Hier ist die leere Vorlage zum Kopieren:

Aufgabe	Rolle 1	Rolle 2	Rolle 3
Aufgabe 1
Aufgabe 2
Aufgabe 3
Aufgabe 4

Füll sie mit dieser Checkliste:

• Jede Zeile: genau ein A, mindestens ein R.
• Jede Spalte: nicht übervoll mit A oder R. Sonst ist das ein Hinweis auf Überlastung.
• C sparsam, I großzügig.
• Rollen statt Namen, wo es geht.
• Datum der letzten Aktualisierung dazuschreiben.

So baust du die RACI-Matrix als Excel-Vorlage

Wenn du die Matrix in Excel pflegen willst, reichen drei Handgriffe:

1. Auswahlliste anlegen: Markiere die Zellen der Matrix und lege über Daten → Datenüberprüfung → Liste die Werte R, A, C, I, A/R fest. So tippt niemand versehentlich ein „X“ oder ein „vielleicht“.
2. Farben vergeben: Mit der bedingten Formatierung bekommt jeder Buchstabe eine eigene Farbe. Das A sollte am stärksten leuchten.
3. A-Prüfung einbauen: Hinter jede Zeile eine Prüfspalte mit der Formel =ZÄHLENWENN(B2:D2;"*A*")=1. Steht dort FALSCH, fehlt ein A – oder es gibt zwei.

Fertig ist deine RACI-Matrix Vorlage für Excel. Wenn du Lust auf mehr solcher pragmatischen Werkzeuge hast, schau in unsere Hacks-Übersicht.

Was eine RACI-Matrix nicht kann

Zum Schluss ein ehrliches Wort: Eine RACI-Matrix ersetzt kein Vertrauen. Sie macht Verantwortung sichtbar, aber sie sorgt nicht dafür, dass Menschen sie auch übernehmen. Wenn in einem Team jedes A sofort zur Führungskraft zurückwandert, liegt das selten an der Tabelle. Meistens geht es dann um Absicherung, um Angst vor Fehlern oder um eine Kultur, in der Verantwortung eher Risiko als Gestaltungsraum ist.

Genau da setzen wir mit #workhacks an. Seit 2016 haben wir #workhacks in über 150 Teams eingeführt. Meine Erfahrung: Klarheit entsteht nicht durch ein Dokument, sondern durch kleine, wiederholte Gespräche. In der Leadership Journey arbeitet ein Team in wöchentlichen Terminen mit sechs Hacks rund um Führung – mit Reflexion nach jedem Termin.

Wenn du wissen willst, wie das bei euch aussehen könnte: Schreib mir.

Und dann: Matrix ausfüllen, ein A pro Zeile, Kaffee trinken.