Retrospektive: Gemeinsam zurückblicken, besser weiterarbeiten

Eine Retrospektive ist der Moment, in dem ein Team kurz die Arbeit liegen lässt und auf die eigene Zusammenarbeit schaut: Was lief gut? Was hat genervt? Was probieren wir als Nächstes? Keine Kunstausstellung, keine medizinische Studie – sondern eine Stunde, in der ihr an eurem Miteinander arbeitet statt nur darin.

Die Retro kommt aus der agilen Softwareentwicklung, genauer aus Scrum. Man braucht aber weder Scrum noch IT, um sie einzuführen. Sie funktioniert überall, wo Menschen zusammenarbeiten. Hier bekommst du die Bedeutung, den Ablauf in fünf Phasen, zwölf Methoden und eine Vorlage zum Abschreiben. Die Kurzversion steckt in unserem Hack Retrospektive.

Was ist eine Retrospektive?

Wörtlich heißt Retrospektive „Rückschau“. Im Team ist es ein festes Treffen, in dem ihr auf einen abgeschlossenen Zeitraum zurückblickt – einen Sprint, einen Monat, ein Projekt – und daraus Verbesserungen ableitet.

Das Besondere: Es geht nicht um Kunden, Projekte oder Timelines. Es geht nur um die Zusammenarbeit. Wie stimmen wir uns ab? Wo reiben wir uns? Was hilft uns? Fachliche Themen haben ihren Platz woanders, zum Beispiel im Jour fixe.

Eine gute Retrospektive hat drei Merkmale:

• Regelmäßig: lieber alle zwei Wochen eine Stunde als einmal im Jahr einen ganzen Tag.
• Veränderbar: Ihr sprecht nur über Dinge, die das Team selbst beeinflussen kann.
• Konkret: Am Ende stehen ein bis drei Maßnahmen mit Namen dran. Beim nächsten Mal schaut ihr, ob sie geholfen haben.

Ohne den letzten Punkt ist die Retro ein Kaffeekränzchen mit Klebezetteln. Nett, aber folgenlos.

Ein Satz, der in vielen Teams am Anfang steht, ist die „Prime Directive“ von Norm Kerth. Sinngemäß: Wir gehen davon aus, dass alle nach bestem Wissen gearbeitet haben, mit dem, was sie damals wussten und konnten. Das klingt nach Kalenderspruch. Es nimmt aber den Druck raus, Schuldige zu suchen – und genau davon lebt die Retro.

Die fünf Phasen nach Derby und Larsen

Esther Derby und Diana Larsen haben in ihrem Buch „Agile Retrospectives“ einen Ablauf beschrieben, der sich bewährt hat. Fünf Phasen, die du mit fast jeder Methode füllen kannst. Für eine Retro von 60 Minuten sieht das so aus:

Phase	Worum es geht	Zeit
1. Ankommen	alle sind da, Ziel ist klar	5–10 Min.
2. Daten sammeln	was ist passiert?	15 Min.
3. Erkenntnisse	warum ist es passiert?	15 Min.
4. Entscheiden	was probieren wir aus?	15 Min.
5. Abschluss	Ergebnis sichern, Feedback	5 Min.

1. Ankommen (Set the Stage)

Alle kommen aus dem letzten Call und haben noch den Kopf voll. Eine kurze Frage holt sie rein. Dazu nennst du das Ziel der Retro und den Zeitraum, um den es geht. Mehr dazu weiter unten beim Check-in.

2. Daten sammeln (Gather Data)

Was ist im betrachteten Zeitraum passiert? Jede Person schreibt erst still für sich auf, dann wird geteilt. Fakten und Gefühle sind beide erlaubt. „Das Release war stressig“ ist genauso eine Information wie „Wir hatten drei Übergaben“.

3. Erkenntnisse gewinnen (Generate Insights)

Jetzt clustert ihr und fragt nach dem Warum. Diese Phase wird gern übersprungen, weil alle schnell zu Lösungen wollen. Wer hier abkürzt, löst aber oft das falsche Problem.

4. Entscheiden (Decide What to Do)

Aus vielen Ideen werden wenige Maßnahmen. Ein bis drei reichen völlig. Jede bekommt eine Person, die sich kümmert, und einen Zeitpunkt, an dem ihr draufschaut.

5. Abschluss (Close the Retrospective)

Ergebnis festhalten, kurzes Feedback zur Retro selbst, Ende. Pünktlich. Eine Retro, die überzieht, verliert beim nächsten Mal Teilnehmende.

Zwölf Methoden für die Retrospektive

Die Methoden unterscheiden sich vor allem in den Fragen, nicht im Prinzip. Abwechslung hält die Retro lebendig, denn dieselben drei Spalten jede Woche werden irgendwann so aufregend wie Butterkuchen. Die Tabelle zeigt, in welche Phase welche Methode passt.

Methode	Phase	Gut für
Start-Stop-Continue	Daten + Entscheiden	Einstieg
Keep-Drop-Try	Daten + Entscheiden	Alltag
Segelboot	Daten	Ziele, Risiken
Mad-Sad-Glad	Daten	Stimmung
4L	Daten	Lernen
Seestern	Daten	Feintuning
Zeitstrahl	Daten	lange Zeiträume
Fünf Warum	Erkenntnisse	Ursachen
Fragenkreis	Erkenntnisse	Beteiligung
Punkte-Abstimmung	Entscheiden	Prioritäten
Plus/Delta	Abschluss	Kurzfeedback
ROTI	Abschluss	Wert der Retro

1. Start-Stop-Continue

Drei Spalten: Womit fangen wir an? Womit hören wir auf? Was machen wir weiter? Der Klassiker, schnell erklärt, ideal für die erste Retro. Das Ergebnis ist fast schon eine Maßnahmenliste.

2. Keep-Drop-Try

Unsere Lieblingsvariante, so steht sie auch in unserem Hack: Keep – was läuft gut und bleibt? Drop – womit hört das Team auf? Try – was probieren wir Neues aus? Das „Try“ macht den Unterschied. Es ist ein Experiment, kein Gesetz. Das senkt die Hürde, etwas Neues zu wagen.

3. Segelboot

Ihr malt ein Boot auf ein Flipchart. Der Wind steht für das, was euch antreibt. Der Anker für das, was bremst. Die Insel am Horizont ist euer Ziel, die Felsen davor sind Risiken. Die Bilder machen es leichter, auch über unangenehme Dinge zu sprechen – „Anker“ klingt freundlicher als „Problem“.

4. Mad-Sad-Glad

Was hat mich geärgert? Was hat mich traurig gemacht? Worüber habe ich mich gefreut? Diese Methode holt die Gefühle auf den Tisch. Gut, wenn es im Team unter der Oberfläche brodelt und eine reine Sachliste zu kurz greift.

5. 4L

Vier Fragen mit L: Liked (was mochte ich?), Learned (was habe ich gelernt?), Lacked (was hat gefehlt?), Longed for (was hätte ich mir gewünscht?). Passt gut nach Projekten, in denen viel Neues dabei war.

6. Seestern

Fünf Felder: mehr davon, weniger davon, weitermachen, anfangen, aufhören. Feiner als Start-Stop-Continue und gut für Teams, die schon eingespielt sind und an Stellschrauben drehen wollen.

7. Zeitstrahl

Auf einer langen Linie trägt jede Person wichtige Ereignisse ein, gern mit Stimmungskurve darüber. Ideal für Projekt-Retrospektiven über mehrere Monate, weil alle sonst nur noch die letzten zwei Wochen im Kopf haben.

8. Fünf Warum

Ihr nehmt ein Problem und fragt fünfmal hintereinander „Warum?“. Die Methode stammt aus dem Toyota-Produktionssystem. Meist landet ihr bei einer Ursache, die mit dem ursprünglichen Ärger kaum noch etwas zu tun hat. Genau da lohnt die Maßnahme.

9. Fragenkreis

Eine Person stellt der Nachbarin eine Frage zum Thema, die antwortet und stellt der nächsten Person eine Frage. Einmal rund. So kommen alle zu Wort, und die Fragen bringen oft mehr ans Licht als die Antworten.

10. Punkte-Abstimmung

Jede Person hat drei Klebepunkte und verteilt sie auf die Themen, die ihr am wichtigsten sind. Die Themen mit den meisten Punkten werden bearbeitet. Einfach, schnell, demokratisch.

11. Plus/Delta

Zum Abschluss zwei Spalten: Was war gut an dieser Retro (Plus)? Was ändern wir beim nächsten Mal (Delta)? So verbessert sich die Retro gleich mit.

12. ROTI

ROTI steht für „Return on Time Invested“. Alle zeigen mit ein bis fünf Fingern, wie gut die Zeit investiert war. Bei niedrigen Werten fragst du kurz nach dem Warum. Mehr Ideen findest du im Retromat (retromat.org), dort gibt es Hunderte Formate für jede Phase.

Retrospektive oder Lessons Learned?

Beide schauen zurück. Aber mit unterschiedlichem Ziel und Rhythmus.

	Retrospektive	Lessons Learned
Wann?	regelmäßig, laufend	meist am Projektende
Fokus	Zusammenarbeit	Fachliches und Prozess
Für wen?	das eigene Team	künftige Projekte
Ergebnis	Maßnahmen ab morgen	Erkenntnisse für die Ablage

Lessons Learned haben ihren Wert, gerade wenn Wissen über Projekte hinweg weitergegeben werden soll. Das Problem: Sie kommen spät. Was im März gehakt hat, wird im Dezember dokumentiert – für ein Team, das es dann schon nicht mehr gibt. Die Retrospektive ändert dagegen sofort etwas, für die Menschen, die morgen weiter zusammenarbeiten.

Unser Tipp: Macht beides. Regelmäßige Retros im Projekt, und am Ende eine längere Retro mit Zeitstrahl, aus der ihr Lessons Learned für andere ableitet.

Retros außerhalb der IT

Die Retrospektive braucht keinen Sprint und kein Jira-Board. Jedes Team, das zusammenarbeitet, kann zusammen über die Zusammenarbeit sprechen. Ein HR-Team, eine Kita-Leitung, ein Vertrieb, eine Geschäftsführung.

Was sich außerhalb der IT ändert:

• Rhythmus: Ohne Sprints hängt ihr die Retro an einen festen Termin, zum Beispiel jeden zweiten Jour fixe oder einmal im Monat.
• Begriffe: „Retro“ klingt für manche nach Agile-Kult. Nennt es ruhig „Teamrückblick“ oder „Wie läuft’s mit uns?“. Der Name ist egal, die Wirkung nicht.
• Methode: Startet mit Keep-Drop-Try oder Start-Stop-Continue. Selbsterklärend, ohne Vokabeltest.

Damit auch die Leisen zu Wort kommen, hilft unser Hack Stille Meinungsäußerung: Erst schreiben alle, dann reden alle. Gerade in Hierarchien ist das Gold wert. Die Führungskraft schreibt mit, stellt aber als Letzte vor.

Und damit die Diskussion nicht ausufert, setzt ihr Redezeiten mit Timeboxing. Themen, die wichtig sind, aber nicht hierher gehören, landen im Themenspeicher – und werden am Ende auch wirklich angeschaut.

Die Retrospektive ist für uns einer der kleinsten Hebel, um Kultur im Alltag zu verändern. Kein Großprojekt, kein Leitbild-Workshop. Eine Stunde, alle zwei Wochen, mit echten Folgen. Wenn ihr mehr wollt als einen einzelnen Hack: In unserer Team Journey arbeitet ihr mit sechs Hacks zu einem Thema, in wöchentlichen Terminen und mit gemeinsamer Reflexion.

Check-in und Check-out für die Retro

Anfang und Ende entscheiden mit darüber, ob eine Retro trägt.

Zum Ankommen nutzt ihr unseren Hack Social Check-in: eine Frage, 30 Sekunden pro Person, nicht diskutieren. Für die Retro eignen sich Fragen mit Bezug zum Zeitraum, etwa „Ein Wort für die letzten zwei Wochen“ oder „Wetterbericht: Wie war das Klima im Team?“. Viele weitere findest du bei unseren Check-in-Fragen.

Zum Abschluss hilft unser Hack Checkout: Die letzten fünf Minuten sind fest geblockt. Die Moderation fasst zusammen, wer was bis wann macht. Dann eine Runde, eine Frage – „Was nehme ich mit?“ – oder ROTI mit den Fingern. Die Antworten werden nicht diskutiert. Der Checkout ist ein Schlusspunkt, kein neuer Tagesordnungspunkt.

Ein Tipp für digitale Retros: Alle tippen ihr Wort in den Chat, schicken es aber erst auf „drei“ ab. So schreibt niemand vom anderen ab.

Vorlagen für deine Retrospektive

Die Vorlage passt auf ein Flipchart oder ein Whiteboard. Schreib sie ab, und los geht’s.

Ablauf zum Abschreiben (60 Minuten)

1. Check-in (5 Min.): eine Frage, eine Runde.
2. Rückblick auf letzte Maßnahmen (5 Min.): Was haben wir uns vorgenommen? Hat’s geholfen?
3. Sammeln (15 Min.): Keep, Drop, Try – erst still schreiben, ein Gedanke pro Zettel, dann vorstellen.
4. Clustern und verstehen (15 Min.): Ähnliches zusammenlegen, nach dem Warum fragen.
5. Entscheiden (15 Min.): Punkte-Abstimmung, ein bis drei Maßnahmen.
6. Checkout (5 Min.): Zusammenfassen, ROTI, Ende.

Maßnahmen-Tabelle

Maßnahme	Wer kümmert sich?	Check am
…	…	nächste Retro
…	…	nächste Retro

Hängt die Tabelle dort auf, wo ihr sie seht. Eine Maßnahme, die in einem Protokoll-Ordner verschwindet, ist so verlassen wie ein Bahnhofsbuffet am Neujahrsmorgen.

Was die Retro gut macht

• Gute Moderation ist alles: Vertrauen statt Abarbeiten.
• Nur über Dinge sprechen, die das Team ändern kann.
• Keine fachlichen Themen, nur Zusammenarbeit.
• Methoden ab und zu wechseln.

Am Ende ist die Retrospektive ziemlich unspektakulär. Ein paar Zettel, ein paar Fragen, eine Stunde. Das Spektakuläre passiert danach – wenn ein Team merkt, dass es seine Zusammenarbeit selbst in der Hand hat.

Du willst Retros in deinem Team einführen und nicht allein anfangen? Schreib mir.