Delegation Poker: Entscheidungsspielräume im Team klären

Delegation Poker ist das Spiel für alle Teams, in denen der Satz „Das hätte ich jetzt aber vorher gern gewusst“ öfter fällt als nötig. Die Führungskraft denkt, das Team entscheidet selbst. Das Team denkt, es soll erst fragen. Und am Ende entscheidet keiner. Oder zwei Leute gleichzeitig, was auch nicht besser ist.

Das Spiel bringt diese stillen Annahmen auf den Tisch. Mit Karten, nicht mit Vorwürfen. Hier bekommst du die sieben Stufen, den Spielablauf, das Delegation Board und eine Kartenvorlage zum Abschreiben. Wenn du erst mal grundsätzlich über Delegieren nachdenken willst, fang dort an. Wenn du direkt loslegen willst: Weiterlesen.

Was ist Delegation Poker? (Jurgen Appelo, Management 3.0)

Delegation Poker stammt von Jurgen Appelo, dem Erfinder von Management 3.0. Management 3.0 ist eine Sammlung von Führungsmethoden, die Selbstorganisation fördern sollen, ohne dass die Führung sich einfach in Luft auflöst. Die Grundidee: Delegation ist kein Schalter mit „an“ und „aus“. Sie ist ein Schieberegler.

Zwischen „Ich mach’s“ und „Du machst’s“ liegen viele Grautöne. Darf das Team den Dienstleister selbst auswählen? Oder nur Vorschläge machen? Muss es hinterher Bescheid geben oder gar nicht? Genau diese Grautöne macht Delegation Poker sichtbar.

Das Spiel ist kein Selbstzweck. Es geht nicht darum, möglichst viel abzugeben, sondern darum, dass alle dasselbe Bild im Kopf haben. Das spart Nachfragen, Frust und diese typischen Mails mit drei Leuten in Kopie.

Eine Abgrenzung noch: Eine RACI-Matrix klärt, wer bei einer Aufgabe verantwortlich, rechenschaftspflichtig, beteiligt oder informiert ist. Delegation Poker klärt, wie weit eine Entscheidung abgegeben ist. Beides ergänzt sich gut.

Die sieben Stufen beim Delegation Poker: Tell, Sell, Consult, Agree, Advise, Inquire, Delegate

Appelo beschreibt sieben Delegationsstufen. Im Netz kursieren verschiedene Reihenfolgen und Übersetzungen. Wir halten uns an das Original von Management 3.0. Die Stufen sind aus Sicht der Führungskraft formuliert.

Stufe	Name	Was das heißt
1	Tell	Ich entscheide und sage es euch.
2	Sell	Ich entscheide und überzeuge euch.
3	Consult	Ich hole eure Meinung ein, dann entscheide ich.
4	Agree	Wir entscheiden gemeinsam.
5	Advise	Ich berate euch, ihr entscheidet.
6	Inquire	Ihr entscheidet, ich frage hinterher nach.
7	Delegate	Ihr entscheidet, ich muss es nicht wissen.

Der Knackpunkt liegt meist in der Mitte. „Consult“ und „Advise“ klingen ähnlich, sind aber das Gegenteil voneinander. Bei Consult entscheidet am Ende die Führungskraft, bei Advise das Team. Wer das verwechselt, wundert sich später, warum der eigene Rat plötzlich als Anweisung verstanden wurde. Oder eben nicht.

Auch zwischen Inquire und Delegate gibt es einen feinen Unterschied. Bei Inquire will die Führungskraft informiert werden. Bei Delegate ist das Thema komplett abgegeben, ein Update ist nett, aber kein Muss.

Unsere Version mit fünf Karten

In unserem Hack Delegation Poker arbeiten wir mit einer vereinfachten Fassung. Fünf Karten statt sieben, formuliert aus Sicht der Person, die eine Aufgabe gibt:

1. Ich entscheide mit Begründung.
2. Ich berate mich mit dir und ich entscheide.
3. Ich berate mich mit dir und du entscheidest.
4. Du entscheidest und informierst mich.
5. Du entscheidest allein.

Warum weniger? Weil fünf Stufen im Alltag leichter zu merken sind und die Diskussion schneller auf den Punkt kommt. Wer das Original spielen will, nimmt die sieben. Beides funktioniert, Hauptsache, alle im Raum spielen mit demselben Deck.

Delegation Poker spielen: Ablauf Schritt für Schritt

Delegation Poker dauert so lange, wie ihr Fälle mitbringt. Für eine erste Runde reichen 45 bis 60 Minuten. Ihr braucht Karten für alle, eine Liste mit konkreten Entscheidungen und jemanden, der auf die Zeit achtet.

1. Fälle sammeln. Schreibt vorher konkrete Entscheidungssituationen auf. Nicht „Kommunikation“, sondern „Wer entscheidet, welche Tools wir im Team nutzen?“ Je konkreter, desto besser die Diskussion.
2. Karten verteilen. Alle bekommen ein komplettes Deck. Bei einer Aufgabe zwischen zwei Personen gibt es ein Deck für die Person, die die Aufgabe gibt, und eins für die, die sie übernimmt. Bei Teamaufgaben spielt jede Person mit eigenem Deck.
3. Fall vorlesen. Eine Person liest die Situation vor. Kurze Verständnisfragen sind erlaubt, Diskussion noch nicht.
4. Verdeckt wählen. Alle legen die Karte verdeckt hin, die ihrer Meinung nach passt.
5. Gleichzeitig aufdecken. Auf „drei“ drehen alle um. Das Gleichzeitige ist wichtig. Sonst schauen alle, was die Chefin legt, und plötzlich sind sich erstaunlich viele einig.
6. Ausreißer erklären. Die Personen mit der höchsten und der niedrigsten Karte erklären ihre Gründe. Hier passiert das eigentliche Lernen.
7. Neu pokern. Noch eine Runde, bis ihr euch auf eine Stufe einigt. Manchmal reicht eine, manchmal braucht es drei.
8. Festhalten. Das Ergebnis kommt auf das Delegation Board. Weiter zum nächsten Fall.

Ein Tipp aus unseren Teams: Auch online klappt Delegation Poker gut. Alle tippen ihre Zahl in den Chat, schicken aber erst auf „drei“ ab. Das ist das digitale Gleichzeitig-Aufdecken.

Und noch einer: Das Ganze fühlt sich beim ersten Mal ungewohnt an. Man spricht plötzlich laut über Dinge, die sonst nur in der Kaffeeküche verhandelt werden. Nur Mut. Beim dritten Fall ist das Eis meistens gebrochen.

Das Delegation Board

Das Delegation Board ist das Gedächtnis des Spiels. Ohne Board ist Delegation Poker eine nette Diskussion, die nach zwei Wochen vergessen ist. Mit Board wird es eine Vereinbarung.

Der Aufbau ist simpel. In die Zeilen kommen die Entscheidungsbereiche, in die Spalten die Stufen. Pro Bereich klebt ein Zettel auf der vereinbarten Stufe. Fertig.

Entscheidungsbereich	Stufe	Nächste Prüfung
Urlaubsplanung	6 – Inquire	nach dem Sommer
Auswahl neuer Tools	4 – Agree	in drei Monaten
Budget bis 500 €	5 – Advise	im Jour fixe
Neue Teammitglieder	3 – Consult	nach der nächsten Einstellung

Die Tabelle ist ein Beispiel für die Struktur, nicht für die richtigen Stufen. Die findet jedes Team selbst.

Das Board hängt am besten da, wo ihr es seht: im Teamraum oder ganz oben im digitalen Teamordner. Nehmt es euch regelmäßig vor, zum Beispiel im Jour fixe oder in einer Retrospektive. Die Frage dazu: Passt das noch? Wo hat es geknirscht?

Stufe sieben ist nicht automatisch besser

Beim Delegation Poker gibt es einen verbreiteten Reflex: Alle wollen nach rechts. Mehr Delegation klingt nach moderner Führung, nach Vertrauen und Augenhöhe. Stufe eins klingt nach Kommandobrücke.

Das ist ein Missverständnis. Die richtige Stufe hängt von der Situation ab, nicht von der Haltung. Ein paar Fragen helfen beim Einschätzen:

• Wie viel Erfahrung hat das Team mit dem Thema? Wer etwas zum ersten Mal macht, braucht oft eher Consult als Delegate.
• Wie groß ist das Risiko? Bei Entscheidungen mit rechtlichen oder finanziellen Folgen ist eine niedrigere Stufe oft schlicht vernünftig.
• Wer hat die Informationen? Wenn das Team näher dran ist als die Führungskraft, spricht viel für eine höhere Stufe.
• Wer muss am Ende den Kopf hinhalten? Verantwortung und Entscheidungsrecht sollten zusammenpassen.

Stufe sieben für alles ist wie ein Navi, das nur „irgendwie Richtung Süden“ ansagt. Klingt frei, endet im Feldweg. Und Stufe eins für alles ist das andere Extrem: Entscheidungsstau, weil alles über einen Schreibtisch muss.

Delegation Poker ist auch kein einmaliges Ereignis. Stufen dürfen wandern. Was heute auf Consult steht, kann in einem halben Jahr auf Advise rutschen, wenn das Team Erfahrung gesammelt hat. Genau dafür gibt es das Board.

Wenn es im Team weniger um Delegationsstufen und mehr um gemeinsame Entscheidungen geht, schau dir unseren Entscheidungshack an. Da stimmt das Team mit fünf Fingern ab, und wer ein Veto einlegt, muss einen Gegenvorschlag machen.

Karten zum Ausdrucken: Vorlage zum Abschreiben

Delegation-Poker-Karten musst du nicht kaufen. Bei Management 3.0 gibt es zwar Original-Sets, aber Karteikarten und ein dicker Stift tun es genauso. Hier ist die Vorlage für ein Deck mit sieben Karten. Pro Person ein Deck.

Karte	Vorderseite	Rückseite
1	Tell	Ich entscheide und sage es euch.
2	Sell	Ich entscheide und überzeuge euch.
3	Consult	Ich frage euch, dann entscheide ich.
4	Agree	Wir entscheiden gemeinsam.
5	Advise	Ich berate, ihr entscheidet.
6	Inquire	Ihr entscheidet, ich frage nach.
7	Delegate	Ihr entscheidet allein.

Für die Fünf-Karten-Version nimmst du einfach die Liste aus unserem Hack weiter oben. Ein kleiner Tipp: Schreibt die Zahl groß auf die Vorderseite. Dann sieht man beim Aufdecken sofort, wo die Ausreißer liegen, auch vom anderen Ende des Tisches.

Für das Delegation Board reicht ein Flipchart mit einer Tabelle und ein Block Haftnotizen. Wer digital arbeitet, baut sich die Tabelle in einem Whiteboard-Tool nach.

Weitere Management-3.0-Methoden: Moving Motivators

Wenn euch Delegation Poker gefällt, ist Moving Motivators der nächste Kandidat aus dem Management-3.0-Werkzeugkasten. Auch das stammt von Jurgen Appelo, auch das ist ein Kartenspiel.

Moving Motivators arbeitet mit zehn Karten für innere Motivatoren: Neugier, Ehre, Akzeptanz, Meisterschaft, Macht, Freiheit, Zugehörigkeit, Ordnung, Ziel und Status. Im Englischen ergibt das die Eselsbrücke CHAMPFROGS. Jede Person sortiert die Karten danach, was ihr am wichtigsten ist. Dann schaut man, wie eine anstehende Veränderung auf die einzelnen Motivatoren wirkt: Karte nach oben, wenn sie gewinnt, nach unten, wenn sie leidet.

Die beiden Spiele passen gut zusammen. Delegation Poker klärt, wer was entscheidet. Moving Motivators klärt, was die Menschen antreibt, die da entscheiden. Wer beides weiß, delegiert klüger.

Und jetzt?

Delegation Poker ist eins dieser Werkzeuge, die einfach aussehen und erstaunlich viel freilegen. Ein Kartenspiel, eine Stunde, ein Board. Und danach weniger „Ich dachte, du …“.

Wenn du das nicht nur einmal ausprobieren, sondern Führung im Team dauerhaft verändern willst: In unserer Leadership Journey arbeitet ihr mit sechs Hacks rund um Führung, mit wöchentlichen Terminen und Reflexion. Lust, das mit deinem Team anzugehen? Schreib mir.